회사가 작아서 그런지 나라장터 종합쇼핑몰에 물품은 등록되어있지만 판매는 정말 몇 달에 한번 이루어진다. 매번 할 때마다 긴가민가 싶어서 기록을 남기기로 했다. 분할납품요구서부터 세금계산서 발행과 대금청구서 발행까지 전체 거래 과정을 정리해 보려고 한다.
- 분할납품요구서
- 물품 납품
- 검사검수요청서 작성
- 물품납품및영수증
- 세금계산서 발행
- 대금청구서 발행
1. 분할납품요구서 접수
로그인 후에 오른쪽 상단 문서함으로 들어가면 받은 문서함 목록이 먼저 나온다.
관공서에서 발주를 하면 분할납품요구서가 온다.
문서번호/공사명을 눌러서 상세 내용을 확인하고 페이지 하단에 접수를 눌러준다. 이 단계에서 할 일은 대부분 여기서 끝난다.
세부 내용을 조율해야 하거나 해당 관공서에서 추가적인 서류 요청이 있을 수 있으니 담당자 연락처를 확인해 둔다.
2. 물품 납품
납품 마감 날짜는 기관과 조율하여 정할 수 있다.
기관이나 공급업체의 사정에 따라 합의하에 납품기한을 연장할 수 있는데 기관 측에서 해줘야 한다. 그러니 담당자 연락처를 잘 알고 있어야 한다. 계약부서에서 알아서 해주는 경우도 있지만 사업담당자가 따로 있어서 사업담당자의 공문이 필요한 경우도 있다. 기관마다 다르게 진행되기 때문에 담당자에게 연락해서 물어보는 수밖에 없다.
2021년 11월 기준으로 납품기간은 3번까지 연장할 수 있었다.
납품일자는 넘길 경우 지체상금이 부과되니 주의해야 한다.
작업과정이나 납품완료에 대한 사진대지를 요구하는 경우도 있으니 기관 측에 확인하여 미리 준비하여야 한다.
3. 검사/검수요청서
납품을 완료했으면 검사검수요청서를 보내야 한다.
받은문서함에 있는 분할납품요구서로 들어간다.
화면 하단에 업무화면이동 버튼을 누른다
분할납품요구및통보서라는 이름으로 분할납품요구서와 같은 내용인데 화면 형식은 다른 페이지가 나온다.
다시 화면 하단으로 내려가면 연계문서라는 버튼을 누른다.
팝업창이 뜨면 검사/검수요청서 작성을 선택한다. (선금급청구서도 여기서 작성하는데 안 해봤다.)
빨간 별표가 있는 곳은 주의해서 확인한다. 문서번호는 회사 관리방침대로 쓰면 되는데 우리는 그냥 해당 기관명을 쓰고 있다. 중요한 것은 아닌 것 같다.
다른 곳은 내용만 확인하면 되는데 납품연월일이 입력되지 않는 것을 볼 수 있다. 정상이니 무시하고 아래로 내린다.
검사요청일의 달력버튼을 눌러 선택한다. 검수요청일도 마찬가지. 납품기한을 초과하면 지체상금이 발생한다는 안내가 팝업창으로 뜬다. 위로 쭉 올려서 보면 납품년월일이 자동으로 입력되어 있는 것을 볼 수 있다.
혹시 기관에서 요청한 문서가 있었으면 첨부문서로 첨부하면 된다. 그런데 나라장터 시스템에 첨부해달라는 경우보다 이메일이나 등기로 보내달라는 경우가 더 많았다.
화면 하단에 저장 버튼을 누른다. 그리고 송신 버튼을 누른다. 전에는 저장을 안 누르고 송신을 누르면 송신이 안됐는데 지금은 어떤지 모르겠다.
보낸문서함에 들어가 보면 문서 상태가 송신완료라고 나올 것이다. 수신확인으로 변경되어야 담당자가 확인한 것이다. 가끔 확인을 잘 안 하는 담당자가 있으니 검사/검수요청서 보냈으니 확인 좀 해달라고 전화를 한번 해준다.
4. 물품납입및영수증
검사/검수요청서에 문제가 없으면 물품납입영수증을 받을 수 있다.
물품납입및영수증을 접수했으면 이제 세금계산서와 대금청구서를 발행할 수 있다.
5. 세금계산서 발행
물품납입영수증 하단에서 업무화면이동버튼을 누른다.
물품납입및영수증 상세라는 페이지가 나온다.
하단에 세금계산서 버튼을 누른다.
팝업창이 뜨면 원하는 발행 형식을 누른다.
나라장터 세금계산서를 선택해서 작성하면 홈택스에서 늦어도 1일 후에는 확인할 수 있다.
발급일자는 기관 측과 협의하여 수정 가능하고 기관 측에서 따로 원하는 날짜가 있는 경우도 있으니 확인해야 한다.
품목이 여럿일 경우 합계금액분의 공급가액과 세액이 명세서의 공급가액 총합/세액 총합과 다를 수 있는데, 명세서 상의 공급가액과 세액을 수정하여 일치시켜야 한다.
받은문서함에서 송신완료/수신확인 문서 상태를 알 수 있다.
6. 대금청구서 발행
대금청구서도 세금계산서와 마찬가지로 물품납입및영수증 하단에서 업문화면이동 버튼을 눌러서 페이지를 이동한다.
하단에 대금청구서작성 버튼을 누른다.
여기서 중요한 것은 사대보험 완납증명과 은행 정보이다.
사대보험 완납증명은 시스템 내에서 검색하여 바로 첨부 가능하지만 매월 10일 전후 기준으로 검색이 안될 때가 있다. 무시하고 그냥 제출하면 반려당한다. 시스템상으로 검색이 안된다면 국민건강보험 홈페이지에서 보험료완납증명서를 다운로드하여서 첨부파일로 첨부한다.
은행 정보는 간단한 실명확인 절차가 있을 수 있는데 장기간 사용 안 하면 확인하는 것인지 주기적으로 하는 것인지는 잘 모르겠다.
대금청구서도 보낸문서함에서 수신여부를 확인할 수 있다.
조달청으로부터 대금청구(수용)응답서를 받을 수 있다. 이 경우 조달청에서 돈이 들어오는데 (수용)이면 대부분 당일에 들어온다. 반려되는 경우는 대부분 사대보험 완납증명서가 문제이다.
다만 계약 방식에 따라 수용응답서가 안 오는 경우도 있는데 그 경우에는 조달청에서 돈을 보내는 것이 아니고 기관에서 직접 보내는 것이라고 한다. 어디서 확인하는지 몰라서 나라장터 고객센터에 전화해서 물어봤더니 직접 계약인지 조달청 계약인지 알려주기는 하는데 어디서 확인하는지는 제대로 못 알아 들었다.
나라장터 고객센터 전화번호 1588-0800 참고로 통화 힘들다. 대부분 대기인 수가 많고 어떨 때는 아예 문의량이 많아 연결이 어렵다는 멘트만 나오고 끊기는 경우도 있다. 여러 번 전화하는 수밖에 없다.
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